So berechnest du deinen Stundensatz als Freelancer: eine Formel, die Steuern und Leerlauf abdeckt

Der häufigste Fehler beim Start in die Selbstständigkeit: das alte Gehalt durch 2.080 Stunden teilen und das Ergebnis Stundensatz nennen. Diese Zahl ignoriert Steuern, Betriebskosten, Urlaub und die Stunden, die niemand bezahlt. Wer so kalkuliert, arbeitet oft mehr als vorher und verdient weniger. Diese Formel geht von dem Einkommen aus, das du tatsächlich willst.

Schritt 1: Starte mit deinem Wunsch-Nettoeinkommen

Lege fest, wie viel du pro Jahr nach Steuern behalten willst – das Gegenstück zu einem Gehalt. Rechne Leistungen ein, die früher dein Arbeitgeber übernommen hat, etwa Altersvorsorge oder Krankenversicherung.

Schritt 2: Rechne die Steuern dazu

Freelancer zahlen ihre Einkommensteuer und Sozialabgaben in der Regel selbst und in manchen Ländern auch den Anteil, den sonst der Arbeitgeber tragen würde. So kommst du auf den nötigen Betrag vor Steuern:

Nötiger Umsatz vor Kosten = Nettoziel ÷ (1 − Steuersatz)

Bei einem Nettoziel von 60.000 $ und einer geschätzten Gesamtbelastung von 25 %: 60.000 $ ÷ 0,75 = 80.000 $.

Schritt 3: Rechne die Betriebskosten dazu

Addiere alles, was dein Business im Jahr bezahlt: Software, Ausstattung, Versicherungen, Steuerberatung, Weiterbildung, Coworking, Marketing und Zahlungsgebühren. Angenommen 6.000 $ – damit liegt dein Umsatzziel bei 86.000 $.

Schritt 4: Schätze deine abrechenbaren Stunden realistisch

Du wirst nicht 52 Wochen im Jahr je 40 Stunden abrechnen. Ziehe ab:

• Urlaub, Krankheitstage und Feiertage: vielleicht arbeitest du 46 Wochen im Jahr
• Nicht abrechenbare Arbeit: Akquise, Angebote, Verwaltung, Rechnungen und Weiterbildung – oft ein Drittel deiner Zeit oder mehr

Eine realistische Schätzung könnte lauten: 25 abrechenbare Stunden pro Woche × 46 Wochen = 1.150 Stunden im Jahr.

Schritt 5: Teile

Stundensatz = Umsatzziel ÷ abrechenbare Stunden

86.000 $ ÷ 1.150 Stunden = rund 75 $ pro Stunde, also etwa 600 $ für einen 8-Stunden-Tag.

Zum Vergleich der naive Ansatz: 60.000 $ ÷ 2.080 Stunden = 29 $ pro Stunde. Mit 29 $ würdest du nach Steuern, Kosten und unbezahlter Zeit nur einen Bruchteil deines Ziels verdienen.

Schritt 6: Gleiche mit dem Markt ab

Deine Formel bestimmt das Minimum, das du verlangen musst, um deine Ziele zu erreichen. Der Markt bestimmt, was Kunden zahlen. Recherchiere Sätze für deine Fachrichtung, Erfahrung und Region in Freelancer-Communities, Honorarumfragen und auf Jobbörsen. Liegt der Marktpreis weit unter deinem Minimum, musst du dich vielleicht spezialisieren, andere Kunden suchen oder dein Ziel anpassen.

Jenseits der Stunde: Tagessätze, Projektpreise und Retainer

• Tagessätze verhindern das Minutenzählen und passen gut zu Einsätzen im Team des Kunden oder ganztägigen Aufträgen.
• Projektpreise belohnen Effizienz: Bist du schneller fertig, behältst du die Differenz. Schätze die Stunden sorgfältig und plane einen Puffer für Korrekturen ein.
• Wertbasierte Preise knüpfen das Honorar an das Ergebnis für den Kunden, etwa an einen Teil des Umsatzes, den eine neue Landingpage bringen soll.
• Retainer sichern dir planbare monatliche Einnahmen für eine vereinbarte Verfügbarkeit oder Arbeitsmenge.

Die meisten starten mit Stundensätzen und wechseln zu Projekten und Retainern, sobald sie wissen, wie lange die Arbeit wirklich dauert.

So erhöhst du deine Preise

• Erhöhe zuerst für Neukunden, damit neue Aufträge den neuen Standard setzen.
• Kündige es Bestandskunden rechtzeitig an, meist 30 bis 60 Tage vorher, mit einem klaren Datum und einer kurzen Notiz zu deinem Mehrwert.
• Erhöhe regelmäßig, etwa einmal im Jahr, statt selten und dafür stark.
• Rechne damit, einige Kunden zu verlieren. Mit einem höheren Satz verdienst du dasselbe mit weniger, besseren Kunden und gewinnst Zeit für neue.

Schütze dich

• Nutze einen schriftlichen Vertrag mit Leistungsumfang, Korrekturschleifen, Zahlungsbedingungen und Verzugszinsen.
• Verlange bei Projekten eine Anzahlung, oft 25 % bis 50 % vorab.
• Bilde eine Steuerrücklage: Lege von jeder Zahlung einen festen Prozentsatz auf ein separates Konto.
• Baue einen größeren Notgroschen auf als Angestellte, weil dein Einkommen schwankt.

Tipp: Erfasse einen Monat lang deine tatsächlich abgerechneten Stunden. Die meisten neuen Freelancer stellen fest, dass sie weniger Stunden abrechnen als gedacht – und dass ihr Satz höher sein muss als angenommen.

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuersätze und Pflichten für Selbstständige unterscheiden sich je nach Land.